Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

Koncertarrangøren er dataansvarlig for behandlingen i koncertens billetsystem:

Kontakt om billetter og personoplysninger: koncert@rotary1470.dk.
Du kan også skrive til kontakt@rotary1470.dk.

Højmann Digital har udviklet hjemmesiden. Det ændrer ikke, at Rotary Distrikt 1470 er dataansvarlig for koncertens kundedata.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

• Ved fremtidig bestilling: navn, e-mailadresse, antal billetter, ordre- og billetnumre, pris, reservationstidspunkt, ordrestatus og registrering af accept af salgsbetingelser.
• Ved fremtidig betaling og eventuel tilbagebetaling: beløb, betalingsreference, tidspunkt og betalingsstatus fra betalingsudbyderen.
• Ved fremtidig levering: din e-mailadresse og status og tidspunkt for afsendelse eller gensendelse af billetmail.
• Ved fremtidig adgangskontrol: billettens unikke kode, om den er gyldig, brugt eller annulleret, tidspunktet for registrering og hvilken autoriseret medarbejder der registrerede den.
• Ved henvendelser: kontaktoplysninger og indholdet af den besked, du selv sender os.
• Ved drift og sikkerhed: tekniske oplysninger, som eksempelvis IP-adresse, tidspunkt, forespurgt side og browseroplysninger i webhotellets driftslogs. Administrationen registrerer desuden loginforsøg og administrative handlinger.

Den planlagte billetformular indhenter ikke telefonnummer, postadresse eller CPR-nummer. Navn og e-mail er nødvendige for at håndtere din bestilling og levere billetterne. Uden dem kan vi ikke gennemføre købet.

Vi får oplysninger fra dig og fra de ordre-, mail- og adgangsregistreringer, systemet danner. Når MobilePay anvendes, får vi også de betalingsoplysninger, som er nødvendige for at bekræfte og afstemme betalingen.

3. Hvorfor behandler vi oplysningerne?

Bestilling, betaling, levering og koncertinformation: Vi bruger oplysningerne til at reservere pladser, gennemføre købet, sende og gensende billetter, håndtere spørgsmål og give besked om ændringer eller aflysning. Grundlaget er opfyldelse af aftalen eller skridt inden aftaleindgåelsen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Adgangskontrol og sikkerhed: Vi kontrollerer billetter og forebygger misbrug, herunder at samme billet bruges flere gange. Vi beskytter også administrationen og undersøger fejl. Grundlaget er vores legitime interesse i en sikker og korrekt gennemførelse af koncerten og driften, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Vi begrænser behandlingen til det, som er nødvendigt for disse formål.

Regnskab: Oplysninger, der indgår i lovpligtigt regnskabsmateriale, behandles for at opfylde gældende bogførings- og regnskabskrav, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Klager og krav: Nødvendige oplysninger kan bevares, mens en konkret klage, tvist eller et retskrav behandles. Grundlaget er vores legitime interesse i at dokumentere forløbet og fastlægge, gøre gældende eller forsvare et krav, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Billetoplysninger er ikke tiltænkt nyhedsbreve eller anden markedsføring. Accept af salgsbetingelserne er en del af købsaftalen og er ikke et samtykke til markedsføring eller til unødvendig behandling af personoplysninger.

4. Betaling med MobilePay

Ved betaling med MobilePay behandler Vipps MobilePay oplysninger om betalingen efter deres egne vilkår og privatlivspolitik. Vipps MobilePay har et selvstændigt ansvar for den behandling, de udfører som udbyder af betalingstjenesten. Vi modtager ikke dine fulde kortoplysninger, din MobilePay-kode eller dine bankloginoplysninger.

Vi bruger betalingsreference, beløb og status til at knytte den bekræftede betaling til din ordre og til eventuel tilbagebetaling. Vi anmoder ikke om adgang til din MobilePay-profil til markedsføringsformål.

5. Hvem kan få adgang til oplysningerne?

Kun autoriserede personer, der hjælper med billetadministration, kundeservice, regnskab, teknisk drift eller adgangskontrol, må tilgå oplysningerne i det omfang, deres opgave kræver det.

Hjemmesidens hosting, database og billetmail håndteres af de leverandører, arrangøren benytter til den konkrete løsning. Leverandører og databehandleraftaler kontrolleres før billetsalget åbnes. Teknisk support, herunder Højmann Digital, kan få nødvendig adgang efter arrangørens instruks. Leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne, skal være omfattet af en databehandleraftale.

Relevante oplysninger kan videregives til betalingsudbyder, bank, regnskabsassistance, revisor eller myndigheder, når det er nødvendigt for betaling, regnskab eller en retlig forpligtelse.

Rotarys End Polio Now-indsats modtager koncertens overskud, men får ikke billetkøbernes navne, e-mailadresser eller oplysninger om fremmøde fra os. Vi sælger ikke dine personoplysninger.

6. Hvor behandles oplysningerne?

Den faktiske hostingplacering og eventuelle underdatabehandlere kontrolleres inden billetsalget åbner. Billetmails leveres til den e-mailudbyder, du selv bruger; denne udbyders behandling følger også udbyderens egne vilkår.

Vi tilrettelægger ikke selv overførsel af koncertens kundedatabase til lande uden for EU/EØS. Hvis vi senere tager leverandører i brug, hvor vores behandling indebærer en sådan overførsel, skal der være et gyldigt overførselsgrundlag, og denne politik opdateres med de relevante oplysninger. MobilePays egen behandling og eventuelle internationale overførsler beskrives i deres privatlivspolitik.

7. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

• Reservationer uden gennemført køb: Køberoplysninger slettes eller anonymiseres senest 30 dage efter reservationens udløb eller annullering, medmindre de er nødvendige i en konkret fejlsag.
• Billetadministration, billetkoder, fremmøde og mailhistorik: Slettes eller anonymiseres senest 6 måneder efter koncerten, bortset fra oplysninger, som er nødvendige som regnskabsdokumentation eller i en konkret klage eller tvist.
• Henvendelser: Slettes senest 6 måneder efter endelig afslutning af sagen, medmindre lovkrav eller en konkret tvist gør fortsat opbevaring nødvendig.
• Regnskabsmateriale: Nødvendig dokumentation for salg og betaling opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, når det er omfattet af bogføringslovens opbevaringskrav. Dette omfatter ikke automatisk alle tekniske billet- og fremmødeoplysninger.
• Sikkerheds- og driftsoplysninger: Opbevares, så længe de er nødvendige for fejlsøgning og sikkerhed. Administrative handlingslogs gennemgås og slettes eller anonymiseres senest efter 12 måneder, medmindre en konkret sikkerhedssag kræver længere opbevaring. Webhotellets tekniske logs og backup følger leverandørens opbevarings- og rotationsperioder.

Ved en konkret tvist begrænses den fortsatte opbevaring til relevante oplysninger, indtil sagen er endeligt afsluttet og relevante frister er udløbet. Slettede oplysninger kan midlertidigt findes i beskyttede sikkerhedskopier, indtil disse overskrives efter backupcyklussen. Gendannelse skal respektere tidligere sletteanmodninger.

8. Sikkerhed, QR-koder og cookies

Når billetadministration og scanner tages i brug, skal adgang være begrænset til autoriserede brugere og beskyttet med HTTPS, login og relevante sikkerhedsforanstaltninger.

Den planlagte QR-kode skal indeholde en unik billetkode frem for navn eller e-mailadresse. Billetkoden vil kunne knyttes til ordren og behandles derfor som en personoplysning. Den endelige scanners behandling af kameradata kontrolleres før ibrugtagning.

Den nuværende offentlige billetforhåndsvisning opretter ikke en ordre eller gennemfører betaling. Den planlagte billetadministration kan anvende teknisk nødvendige sessionscookies til login, sikkerhed og formularbeskyttelse. Vi kontrollerer de faktiske cookienavne og -varigheder før lancering. Se cookiepolitikken.

Når du går videre til MobilePay, gælder betalingsudbyderens egen information om cookies og behandling af oplysninger på deres tjeneste.

9. Dine rettigheder

Du kan efter databeskyttelsesreglerne bede om indsigt i dine oplysninger, få urigtige oplysninger rettet og i visse tilfælde få oplysninger slettet eller behandlingen begrænset. Ved behandling baseret på aftale og udført automatisk kan du have ret til at få dine oplysninger udleveret i et almindeligt anvendt, maskinlæsbart format eller overført til en anden dataansvarlig.

Du kan gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesser, af grunde som vedrører din særlige situation. Rettighederne afhænger af behandlingens grundlag og eventuelle lovkrav. Vi kan eksempelvis ikke slette regnskabsdokumentation, som vi er forpligtet til at opbevare.

Skriv til koncert@rotary1470.dk med din anmodning. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte din identitet. Vi svarer som udgangspunkt inden en måned. Hvis fristen lovligt forlænges på grund af anmodningens kompleksitet eller antal, giver vi dig besked inden den første måned.

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail dt@datatilsynet.dk. Du er velkommen til at kontakte os først, men det er ikke en betingelse for at klage.

Vi anvender ikke profilering eller automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig. Automatisk billetkontrol kan undersøges manuelt af arrangørens personale, hvis der opstår fejl.

10. Ændringer og kontakt

Vi opdaterer politikken, hvis koncertens behandling af personoplysninger ændres. Den gældende version findes på denne side med dato. Ved væsentlige ændringer giver vi relevant information, inden den ændrede behandling begynder.

Læs også salgsbetingelserne, eller skriv til koncert@rotary1470.dk, hvis du har spørgsmål.